In acest context, curiosi fiind sa vedem cum este perceputa organizarea unei nunti prin ochii unui profesionist, Karena a stat de vorba cu Raluca Gagiu, wedding planner, Madrina Events, despre „culisele” planificarii si gestionarii unui eveniment de care mirii trebuie sa isi aduca aminte cu placere toata viata.
Care sunt aspectele cheie ale organizarii unei nunti?
In cazul in care mirii aleg sa-si organizeze evenimentul cu o agentie de organizare de nunti poate fi considerat un aspect cheie ,,chimia’’ dintre miri si wedding planner.
In al doilea rand, provocarea cea mai mare este sa gasesti locatia potrivita din toate punctele de vedere pentru nunta pe care ti-o doresti, exact in ziua pe care ti-o doresti. Desi sunt foarte multe locatii cu aceasta destinatie, sunt foarte putine care sa ofere servicii de foarte buna calitate, respectiv preparate, servire, spatiu suficient, arhitectura etc.
Un alt aspect cheie este ca toti furnizorii de servicii de la nunta respectiva, fie ca sunt ai agentiei, fie ca sunt ai mirilor, sa comunice intre ei si sa incerce sa dezvolte o colaborare la cel mai inalt nivel de profesionalism in vederea organizarii fara sincope a evenimentului.
Care este cea mai dificila parte in organizarea unui astfel de eveniment?
Personal, ca si wedding planner, nu consider ca este dificila nici o etapa din organizarea unei nunti. Mirii, insa, considera aproape intotdeauna dificil momentul cand trebuie sa stabileasca locul invitatilor la mese, in functie de preferintele acestora.
3 tips-uri pentru alegerea invitatiilor de nunta
Invitatia de nunta este primul element cu care invitatii vin in contact. Ea trebuie sa faca parte dintr-un concept coerent pe care wedding plannerul l-a creat special pentru evenimentul vostru tinand cont de arhitectura locatiei, de personalitatea voastra si de tematica nuntii. In concluzie, pe langa anuntul despre casatorie, invitatia trebuie sa fie si purtatoare de simboluri si de detalii la nivel de design, care sa sugereze invitatilor tematica sau stilul nuntii.
Daca alegeti ca nunta sa fie una in stil clasic, atunci invitatiile trebuie sa arate si ele in consecinta, simple si elegante, putand lua forma patrata sau dreptunghiulara, cu text caligrafic incadrat in chenar auriu, argintiu sau embosat pe cartoane speciale.
Daca nunta va fi una in stil romantic, invitatiile pot avea in design flori, fluturi, funde, dantela... daca sunteti, insa, stilul nonconformist si preferati o nunta pe plaja cu invitati in bermude, atunci vi se potriveste o invitatie cu design gen animatie sau cu elemente marine.
Sunt cateva elemente pe care ar trebui sa le aiba in comun toate invitatiile, si anume: cartonul din care sunt confectionate invitatiile si plicurile in care se introduc trebuie sa fie de cea mai buna calitate.
Textul trebuie sa fie lizibil, iar fontul sa fie adaptat designului invitatiei. Este recomandat ca invitatia sa fie insotita de un card de confirmare, pe care sa precizati RSVP la numerele de telefon ale mirilor sau ale wedding plannerului, adresele de email sau orice alta modalitate prin care preferati sa primiti confirmarile de participare.
De asemenea, trebuie sa se precizeze si data pana la care invitatii sunt rugati sa confirme participarea. Tot pe acest card puteti da mai multe detalii, eventual o harta sau coordonate GPS despre cum se poate ajunge la restaurant sau la biserica si/sau despre dress code, daca exista unul. Pentru petrecerile care au loc pe plaja sau in alt loc neconventional, chiar este indicat sa se precizeze acest lucru.
3 tips-uri pentru alegerea locatiei potrivite
Locatia trebuie sa fie suficient de mare pentru a acomoda lejer toti invitatii, ringul de dans si scena pentru formatie sau DJ. Locatia ar trebui aleasa, ca si arhitectura, in concordanta cu tematica nuntii sau trebuie sa poata oferi posibilitatea de a implementa usor orice décor, adica sa nu aiba din constructie un anumit stil architectonic, care sa nu se potriveasca tematicii pe care noi dorim s-o adoptam.
In alegerea locatiei, trebuie tinut cont si de existenta unui personal suficient pentru servire sau de existenta unei parcari incapatoare.
Cat de important este sa existe o ,,chimie” intre wedding planner si miri?
Cea mai importanta persoana in organizarea unei nunti este wedding plannerul. Prin experienta pe care o detine, poate face dintr-o simpla ceremonie un vis devenit realitate.
Organizatorul de nunti, desi nu se ocupa intotdeauna personal de confectionarea marturiilor sau a aranjamentelor florale, este cel care alege si combina texturile, culorile, petele de lumina si locatia potrivita pentru a crea sinergia perfecta.
Nu este indeajuns sa ai cei mai buni furnizori la nunta, trebuie sa ai cel mai bun wedding planner. El/ea va „dirija” totul in asa fel incat pana si vantul sa bata din directia potrivita pentru a pune in valoare voalul miresei.
Atunci cand porniti in cautarea agentiei de organizare a evenimentului, acordati multa atentie empatiei dintre voi si organizator. Este de maxima importanta sa va placa din prima wedding planner-ul! Si el/ea pe voi!!
Din relatia de simpatie reciproca se naste nunta perfecta. Wedding planner-ul o sa acorde atentie sporita la detalii, o sa isi dea silinta sa va prezinte cat mai multe produse in acord cu preferintele voastre, iar voi o sa rezonati mai mult la sfaturile lui. Deci, atentie la chimie!
Care este cea mai inedita nunta pe care ati organizat-o?
Oricat de extravagante ar fi solicitarile clientilor, mie mi se par obisnuite, avand in vedere ca este ,,ziua cea mare’’ si fiecare vrea ca nunta lui sa fie cea mai frumoasa si ,,mai altfel’’ decat tot ce s-a vazut.
Deci nu le-as numi inedite, pentru noi este ceva obisnuit! Am organizat nunti in alb si negru, nunti pe vapor, dar cea mai frumoasa mi s-a parut o nunta pe care am organizat-o pe plaja, intr-un cadru absolut feeric, cu multe torte, lumanari, canapele, perne moi si sunetul valurilor pe fundal. A fost o nunta cu totul ,,altfel’’ desprinsa, parca, din ,,1001 de nopti’’.
Ati intampinat situatii dificile (de exemplu s-a rupt o rochie, aranjamentele nu au fost aranjate corect)? Cum ati gestionat astfel de situatii?
Situatii neprevazute pot aparea, dar rolul unui wedding planner este tocmai acela de a le preintampina, de a se gandi inainte cam cu ce situatii neplacute s-ar putea confrunta pe parcursul evenimentului si de a le contracara in timp util. Fiecare situatie trebuie gestionata in primul rand cu mult calm. Nu exista o reteta.
S-au rupt rochii de mirese, dar trusa de cusut din dotarea wedding planner-ului a rezolvat situatia, au fost pene scurte de curent, dar lumanarile din décor au salvat situatia …in general, daca situatia este tratata cu calm si profesionalism de catre organizatori si o doza de buna dispozitie din partea mirilor si a invitatilor, se poate rezolva orice neajuns.
Care ar fi secretul unei bune organizari a unui astfel de eveniment special in viziunea Madrina Events?
Secretul, dupa parerea mea, sta in placerea cu care faci aceasta meserie si, desigur, experienta. De asemenea, cred ca secretul mai consta in a dori de fiecare data sa faci lucrurile mai bine, sa pui suflet in ceea ce faci, sa inveti din greseli si sa te gandesti ca ziua aceea e foarte, foarte speciala pentru miri si totul trebuie sa fie perfect.
Ce sfaturi aveti pentru viitoarele mirese atunci cand vine vorba de alegerea unui wedding planner?
Un wedding planner devine in perioada premergatoare nuntii, atunci cand pregatirile sunt in toi, cea mai buna prietena a mirilor. Sau, cel putin, asa ar fi de preferat sa se simta mirii in preajma ei. Este foarte important sa se creeze o legatura apropiata, sa simta ca ii poate spune orice legat de ce isi doresc ei sa se intample la nunta, cum si-au imaginat-o. De cele mai multe ori, din aceste conversatii relaxate, wedding planner-ii extrag informatii extrem de utile in construirea conceptului nuntii.
De-a lungul timpului am observat ca cei care se gandesc sa apeleze la o agentie vin, initial, la intalnirea cu wedding plannerul cu o mare retinere. Mai intai este teama de a nu-i costa mai mult organizarea nuntii cu o agentie decat daca si-ar fi organizat-o singuri, ajutati poate de rude sau prieteni care au mai trecut prin aceasta experienta.
Apoi, un alt motiv este faptul ca nu sunt niciodata siguri, in acest stadiu, ca au facut cea mai buna alegere in ceea ce priveste agentia, pe principiul ca poate ,,dincolo era mai ieftin’’. Inainte de a stabili o intalnire cu agentia reasigurati-va ca va doriti serviciile cuiva specializat, fixati-va un buget realist, conturati-va o idee despre ce v-ati dori sau puneti-va in ordine visele despre ziua cea mare.
O discutie coerenta despre aceste subiecte este benefica pentru ambele parti. In momentul in care ati ajuns deja la intalnirea cu reprezentantii acesteia, ar trebui sa fiti relaxati, degajati si sa intrebati cat mai multe detalii despre aspectele care va intereseaza. Este indicat sa va pregatiti inainte de intalnire o lista cu intrebari la care cautati raspuns si cu subiectele pe care doriti sa leaduceti in discutie, obtinand, astfel, maximum de informatii si o intalnire productiva.
Daca simtiti ca wedding planner-ul agentiei are raspuns la majoritatea intrebarilor voastre, va propune solutii creative de a se adapta bugetului vostru, isi arata disponibilitatea pentru a va fi alaturi pe acest drum pana si in ziua evenimentului si credeti ca rezonati cu el/ea, atunci veti sti ca ati facut cea mai buna alegere.
Inevitabil, vi se vor naste in minte intrebari de genul: ce stie sa faca organizatorul si eu nu pot sa fac? Cu ce e el/ ea mai bun(a) decat prietena/ verisoara mea, care si-a organizat singura nunta? Sau ,,pot sa gasesc si singura pe internet furnizorii de care am nevoie’’.
Banuiesc ca atunci cand sunteti bolnavi mergeti la doctor sau cand nu cunoasteti legea consultati un avocat... cam asa ar trebui sa procedati si in ceea ce priveste organizarea evenimentelor pe care le doriti de succes.
Wedding plannerul are experienta organizarii acestui tip de eveniment, indiferent de diversitatea elementelor care il compun, respectiv locatie, numar de invitati, tematica sau a oricaror altor variabile.
Pornind de aici si avand in vedere ca este (sau ar trebui sa fie) permanent preocupat de trenduri, de cunoasterea celor mai buni furnizori si de optimizarea costurilor pentru a fi competitiv pe piata, va puteti da usor seama ca valoarea pe care o aduce evenimentului vostru este mai mare decat costul.
Nu incetez niciodata a spune celor interesati ca wedding plannerul sau agentia nu costa nimic in plus clientul. Wedding plannerul are un comision de la furnizorii cu care lucreaza in baza unei lungi si bune colaborari. In plus, cunoaste avantajele/ dezavantajele contractarii unui anumit furnizor, inchirierii unei locatii, folosirii unui serviciu in detrimentul altuia si, in general, foarte multe ,,trucuri’’ de care e indicat sa beneficiati.
Un alt subiect pe care doresc sa-l clarific aici ar fi acela ca rolul wedding planner-ului nu este (numai) de executant, ci de consultant. Este aceeasi diferenta ca atunci cand te duci sa-ti faci o rochie la un designer sau la o croitoreasa. Wedding plannerul, pe baza informatiilor, dorintelor voastre si a altor trasaturi de personalitate obtinute sau observate pe parcursul conversatiilor cu voi, va contura conceptul evenimentului in asa fel incat acesta sa transmita un mesaj coerent, sa transpara din el personalitatea si emotiile voastre si sa aiba acea unicitate pe care toti mirii si-o doresc.
